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【豆知識】機密文書処理を外部に委託するのは高いのか?

今週、ある病院と社会保険労務事務所から機密文書処理についてのお問い合わせがありました。

年末に向け、大掃除や在庫処分をする企業が増えてきていますが、不要になった機密文書を自社のシュレッダーにかけるケースも結構あります。自社でやったほうが安心だから、という理由が多いようです。しかし、トータルコストや社内情報漏えいリスクなどを考えると自社で処理することが必ず良いとは言えません。

シュレッダーをお客さまで導入する場合は、購入費やリース料といったイニシャルコストと保守メンテナンス費用が必ず発生します。また、裁断にかける人員の人件費、電気代、紙屑袋費、紙屑のゴミ処理費(焼却処分など)などの見えない費用も考慮しなければいけません。

一回あたりの使用時間が数分もかからないため、これらのコストは無視されがちですが、積み重なると想像以上に費用がかかっているのです。

以下に、自社で小型シュレッダーを使う場合の1ヶ月あたりのコストを計算してみました(月に50kgの機密文書を処理する場合)。

機械本体償却費:5,700円 (シュレッダー 1台30万円、5年リース〈リース料率1.9%〉で計算)
細断人件費:  2,500円 (シュレッダー処理能力:30kg/時、人件費:1,500円/時として計算
電気代: 419円 (シュレッダーの消費電力を500Wとして計算)
細断屑用袋代: 750円 (1枚60円で4kg収納できるとして計算)
細断屑処理費用:1,000円 (20円/kgとして計算、自治体により異なる)
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合計 10,369円

計算根拠のシナリオにより、上記金額は変わりますが、それでも毎月1万円近くの費用がかかっていることになります。

一方、機密文書の処理業者に委託する場合、たとえば当社の場合であれば、お客さまに持ち込んで頂いた場合は、50kgの文書ですと3,000円前後、引取りに伺う場合は4,000円前後です。

このコストの差をどう考えるかは、各企業さまによって変わると思いますが、コスト以外にも環境への負荷や安全性、事務効率などを考えてみて、最終的にどの方法が良いか決めてみてはいかがでしょうか?

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