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【コラム】機密文書処理は「時間」が最大のリスク

外部委託することのリスク

機密文書の紛失や個人情報漏えいのリスク管理で、特に重要なことが文書を処分するまでの「時間」です
移動する時間、保管する時間、処分する時間です。したがって、当社は直接製紙工場へ持っていく溶解処理ではなく、自社で破砕処理した後に製紙工場へ搬入しての溶解処理を推奨しています。

 

直接溶解処理の場合は、処理の工程を製紙メーカーの工場に頼らざるを得ない仕組みになっています。サービス提供事業者がどんなに安全な処理を約束しても、常に情報抹消を最優先とした処理が実行できるわけではありません。

 

また、製紙メーカーの工場は機密文書の情報抹消をするための施設ではなく、再生紙の製造販売で利益を上げるための施設です。商品の売れ行きが好調で生産ラインが順調に稼動している時は溶解処理のシステムは有効に機能しますが、生産調整時期に入り材庫が増えると、製紙メーカーの都合によるところが多くなります。

 

そうすると機密情報を抹消しない状態で製紙メーカーへ外部委託することは、様々なリスクを顕在化させるのです。

 


「時間」が最大のリスク

 

現在は、OA機器メーカー、宅配会社、物流会社、倉庫業など、多くの企業が機密文書処理のサービスを行っています。低価格を売りにしている会社も見受けられます。

 

しかし、そのほとんどは自社のトラックや倉庫を有効活用するためだったり、シュレッダー機やOA機器を売るための手段としての副次的なサービスの色合いが強いと言わざるを得ません。本業の片手間で行っていますので、サービス全体の品質を担保するのは難しいと言えます。紙を再資源化することを本業としている弊社とは専門性やリスク管理の考え方が全く違います。

 

物流会社や宅配会社の場合は、一時保管をして他社の機密文書と積み合わせて製紙工場へ持っていくことがほとんどです。少量の機密文書を製紙工場へ持っていっては利益がとれずにビジネスにならないからです。また、少量の文書しか対応できない(例:30㎏を超える荷物は集荷不可)、個人からの受付はできないといった条件をつけている会社もあります。このようにサービス提供事業者の都合で、機密文書を処理している現状があります。

 

当社は機密文書の処理施設を自社で所有しており、回収から処理までを短時間で一貫作業することで情報漏洩を防ぎます。ですから、法人だけでなく在宅ワーカーなど個人の受付も、段ボール1箱から数百箱までの文書も、処理の立ち会いもすべて対応可能なのです

 

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