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【豆知識】機密文書の処理方法を決めるには?

御社では、不要になった機密文書をどのように処分していますか?

 

自社のシュレッダーにかけているでしょうか?自社でやったほうが安心だから、という理由が多いようです。しかし、トータルコストや社内情報漏えいリスクなどを考えると自社で処理することが必ず良いとは言えません。最近はコンプライアンスや業務効率の観点から、外部の専門業者へ委託している企業も増えてきています。

 

機密文書の処理方法には、持込裁断、引取裁断、溶解処分、オフィスシュレッダー、焼却処分があります。
目に見えるコストだけではなく、安全性やリサイクルへの貢献度、事務効率、処理業者の物理的な近さなどを加味して選択しましょう。

次に、作業コストについて算出してみます。

 

シュレッダーをお客さまで導入する場合は、購入費やリース料といったイニシャルコストと保守メンテナンス費用が必ず発生します。また、裁断にかける人員の人件費、電気代、紙屑袋費、紙屑のゴミ処理費(焼却処分など)などの見えない費用も考慮しなければいけません。一回あたりの使用時間が数分もかからないため、これらのコストは無視されがちですが、積み重なると想像以上に費用がかかっているのです。

 

以下に、自社で小型シュレッダーを使う場合の1ヶ月あたりのコストを計算してみました(月に50kgの機密文書を処理する場合)。

機械本体償却費:5,700円 (シュレッダー 1台30万円、5年リース〈リース料率1.9%〉で計算)
裁断人件費:     2,500円 (シュレッダー処理能力:30kg/時、人件費:1,500円/時として計算)
電気代:                     419円 (シュレッダーの消費電力を500Wとして計算)
細断屑用袋代:        750円 (1枚60円で4kg収納できるとして計算)
細断屑処理費用:1,000円 (20円/kgとして計算、自治体により異なる)
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合計:                   10,369円

 

計算根拠のシナリオにより、上記金額は変わりますが、それでも毎月10,000円近くの費用がかかっていることになります。一方、機密文書の処理業者に委託する場合、たとえば当社の場合であれば、お客さまに持ち込んで頂いた場合は、50kgの文書ですと3,500円程度です。弊社での処理料金はこちらからご確認下さい。


コスト面から見ても、自社で処分する方が良いとは言いきれないのです。

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