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【豆知識】機密文書の処理方法の賢い選び方

 マイナンバー制度が導入され、個人情報保護法が改正されるなど、個人情報に関する社会的関心はますます高まっています。 情報銀行というビジネスが成立するほど、情報はもはやお金と同様に重要な資産となっています。

その意味でも、企業、個人問わず、個人情報が入っている文書をどのように処理するかは、重要な問題になりつつあります。会社内であればネットで拡散されるなどの社内漏えいのリスクもありますし、市民がゴミ集積場に気軽に捨てることも難しくなりました。

 

機密文書処理の方法には、主に以下の3つがあります。

1. 自社内でシュレッダーで処理
2. 専門会社に委託(破砕・溶解処分)
3. 焼却処分

 

機密文書を処分するには、「リスク」「コスト」「環境への影響」の視点から考えてみると良いと思います。

 

まずは「リスク」についてです。 「リスク」を見るには、自社内での漏洩可能性、専門会社の業務管理体制、運搬時の移動距離などがあります。それらのリスクの重要度を御社の中でどう考えるかがポイントになります。

次に、「コスト」についてですが、不要になった機密文書を自社のシュレッダーにかける企業があります。自社で処理したほうが安心だから、という理由が多いようです。 しかし、シュレッダーをお客さまで導入する場合は、購入費やリース料といったイニシャルコストと保守メンテナンス費用が必ず発生します。 また、裁断にかける人員の人件費、電気代、紙屑袋費、紙屑のゴミ処理費(焼却処分など)などの見えない費用も考慮しなければいけません。実は、トータルコストでは、専門会社に委託した方が安く済むことも多いのです。

最後に、 「環境への影響」ですが、これは機密文書を市町村のクリーンセンターで燃えるゴミとして焼却処分するか、機密抹消した上で、再生紙としてリサイクルするかを選択するものです。欧米では、機密文書をリサイクルすることが主流ですが、これは紙がごみではなく資源になると考える国民性も関係していると思います。

 

当社としてオススメするのは、毎日出るような少量の文書類は自社でシュレッダー処理し、定期的に保管する帳簿類、伝票などの機密文書は、専門会社に委託することです。また、個人で処分する機密文書も定額、迅速、確実に処分できる当社のサービスを利用すると良いと思います。

 

結論、「自分の情報は自分で守る。しかも、環境や社会のことを考えて賢く処理方法を選ぶ。」です。

 

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