文書管理リスク＆コスト診断サービス

インターネット時代において、情報は企業の最重要資産の一つです。
新しい情報の管理・共有・発信のあり方を考える第一歩として、御社の文書管理の現状を簡易的に診断いたします。

こんなことでお悩みではありませんか？

  • どの文書が最新のものか分からない。
  • 関連する文書や電子データがすぐに見つからない。
  • 文書や電子データをいつまで保管しておけばいいか分からない。
  • 文書の増加により、オフィスの空間を圧迫している。
  • 運用ルールが浸透していないため、必要な文書がすぐ手に入らない。
  • 重要文書を誤って廃棄してしまった。
  • コンプライアンスやBCPへの対応ができていない。
文書処理センター

文書管理のポイント

  • 保有する文書の見える化（量、場所、内容）
  • 会社文書と個人文書の線引き（テレワーク、権限）
  • 保管ルールの徹底（管理者、期限、廃棄手順）
  • 緊急時のバックアップ（災害、漏洩、紛失）
  • 定期的な改善と見直し

診断サービスのねらい

  • 情報資産（文書・電子データ）の管理に関するリスクを特定することで、社員の危機意識や企業ガバナンスを強化する。
  • 保管場所の有効活用、職場のクリーンネス向上、価値ある情報を発信しやすい環境づくりへの第一歩とする。
  • 紙文化や従来の業務を見直し、文書の電子化や働き方改革、SDGs経営に向けてやるべきことの当りをつける。

診断項目

文書量
  • 社内に保有する不要文書の量が増加していないか？
  • 机の上やロッカーに個人情報関連の文書が置きっぱなしでないか？
ルール
  • 文書作成から廃棄までのルールが不明確でないか？
  • 文書の管理権限やバックアップ体制があいまいでないか？
教育・法理解
  • 個人情報保護法や不正競争防止法など関連法令の理解不足でないか？
  • 社員教育は十分に行われているか？
設備 監視
  • カメラや施錠施設、不正アクセス対策は十分か？
  • 物的・人的リスクの保護は堅牢か？
委託先管理
  • 委託先の選定基準があいまいでないか？
  • 取引先との契約や文書管理ルールの共有がなされているか？

診断の流れ

1.初回ヒアリング

御社の文書量や管理状況についてヒアリングを行い、現状の問題点や今後の方向性を確認します。

2.診断シート入力

御社の文書管理について法理解、社員教育、設備面などからからチェックして頂きます。

3.診断結果報告

診断結果を元に業務の見直しやコスト削減余地などに向けた改革ポイントを提言します。

4.機密文書廃棄（オプション）

不要な文書類を選別し、機密性が高いものは弊社の処理工場で処理いたします。

料金

5,000円（税別）～

当社の強み

  • 創業1924年、地域の環境活動と事業活動を通して、中小企業の持続的な成長を実践してきました。
  • 古紙リサイクル、産業廃棄物処分業とISO14001認証で培った環境経営の知見を持っています。
  • 機密文書処理とプライバシーマーク認証で培った個人情報管理の経験とノウハウを持っています（延べ2,200社以上）。
  • コンサルタントとしての論理的思考と現場で鍛えたフットワークの両面で、組織と個人に着実に変化をもたらします。

コンサルタント紹介

奥富　宏幸

奥富興産株式会社専務取締役、ICHIDO代表（https://ichi-do.com/）

前職は、世界4大総合コンサルティングファームのPwCで数々の企業のマーケティング戦略策定、組織改革に従事。
欧州で行ったプロジェクトでは、某家電メーカーの営業組織の立て直しを行い、社内外で高く評価される。
現在は、家業の3代目として日々経営を変革させながら、中小企業や個人の成長支援を手がけ、その数は500を超える。

  • (公財)埼玉県産業振興公社 支援専門家
  • (一社)日本販売士協会 一級販売士
  • (一社)全日本機密文書裁断協会　機密文書抹消処理士

今、関心が高まっているSDGsを経営戦略に組み込みたいと思われている中小企業の経営者の皆さんにも個別に相談に応じています。
環境経営、廃棄物管理、リサイクルといったキーワードでのディスカッションパートナーとしても、ぜひ弊社をご活用下さい。まずはお気軽にお問い合わせ下さい。