サービス紹介

機密文書処理の予約は余裕を持ってお願いします

11月に入り、機密文書処理のお問い合わせや持込が増えてきております。12月は企業の決算や棚卸、大掃除や新年度に向けての準備などで、さらに増えることが予想されます。機密文書の処理をご希望のお客さまは、早めに予約されることをオススメいたします。

 

年内中の処理をご希望の方は、12月25日(金)が最終受付日となっております。

 

最近は、企業のお客さまはもちろん、在宅ワーカーや個人事業主、一般家庭のお客さまでも機密文書・個人情報文書をお持ち込みされる方が増えています。

 

こんなことでお困りではありませんか?

お客さまの悩みとしてよく聞くのはこんなものです。該当するものはありますか?

  • 「在宅勤務を始めて、印刷する書類が増えた」
  • 「会社で使用する文書を自宅に長期間保管するのは不安」
  • 「不要な文書を家庭ゴミと一緒に捨てることに抵抗がある」
  • 「文書の保管スペースがなく、こまめに処分したい」
  • 「家に捨てきれないハガキや手紙がたくさんあり困っている」
  • 「子どもの成績表や日記帳の処分はどうしたらいいの?」

 

ダンボール一箱からでも回収致しますので、お気軽にお問い合わせください。原則2日以内には安全に確実に機密抹消処理致します。

 

【初めてご利用される方への注意事項】

古紙・機密文書のリサイクルの際に、混入してはいけない物を禁忌品(きんきひん)と言います。

細断処理の場合は、ホチキス針はOKですが、クリアファイル、留め具がついたバインダー等は取り外して下さい。
また、写真やカーボン紙など水に溶けにくいなどの理由によりリサイクル原料に適していません。
詳しくは、こちらをご覧ください。

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【コラム】機密文書処理は「時間」が最大のリスク

外部委託することのリスク

機密文書の紛失や個人情報漏えいのリスク管理で、特に重要なことが文書を処分するまでの「時間」です
移動する時間、保管する時間、処分する時間です。したがって、当社は直接製紙工場へ持っていく溶解処理ではなく、自社で破砕処理した後に製紙工場へ搬入しての溶解処理を推奨しています。

 

直接溶解処理の場合は、処理の工程を製紙メーカーの工場に頼らざるを得ない仕組みになっています。サービス提供事業者がどんなに安全な処理を約束しても、常に情報抹消を最優先とした処理が実行できるわけではありません。

 

また、製紙メーカーの工場は機密文書の情報抹消をするための施設ではなく、再生紙の製造販売で利益を上げるための施設です。商品の売れ行きが好調で生産ラインが順調に稼動している時は溶解処理のシステムは有効に機能しますが、生産調整時期に入り材庫が増えると、製紙メーカーの都合によるところが多くなります。

 

そうすると機密情報を抹消しない状態で製紙メーカーへ外部委託することは、様々なリスクを顕在化させるのです。

 

「時間」が最大のリスク

 

現在は、OA機器メーカー、宅配会社、物流会社、倉庫業など、多くの企業が機密文書処理のサービスを行っています。低価格を売りにしている会社も見受けられます。

 

しかし、そのほとんどは自社のトラックや倉庫を有効活用するためだったり、シュレッダー機やOA機器を売るための手段としての副次的なサービスの色合いが強いと言わざるを得ません。本業の片手間で行っていますので、サービス全体の品質を担保するのは難しいと言えます。紙を再資源化することを本業としている弊社とは専門性やリスク管理の考え方が全く違います。

 

物流会社や宅配会社の場合は、一時保管をして他社の機密文書と積み合わせて製紙工場へ持っていくことがほとんどです。少量の機密文書を製紙工場へ持っていっては利益がとれずにビジネスにならないからです。また、少量の文書しか対応できない(例:30㎏を超える荷物は集荷不可)、個人からの受付はできないといった条件をつけている会社もあります。このようにサービス提供事業者の都合で、機密文書を処理している現状があります。

 

当社は機密文書の処理施設を自社で所有しており、回収から処理までを短時間で一貫作業することで情報漏洩を防ぎます。ですから、法人だけでなく在宅ワーカーなど個人の受付も、段ボール1箱から数百箱までの文書も、処理の立ち会いもすべて対応可能なのです

 

■機密文書処理サービスはこちらから

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【豆知識】機密文書の処理方法を決めるには?

御社では、不要になった機密文書をどのように処分していますか?

 

自社のシュレッダーにかけているでしょうか?自社でやったほうが安心だから、という理由が多いようです。しかし、トータルコストや社内情報漏えいリスクなどを考えると自社で処理することが必ず良いとは言えません。最近はコンプライアンスや業務効率の観点から、外部の専門業者へ委託している企業も増えてきています。

 

機密文書の処理方法には、持込裁断、引取裁断、溶解処分、オフィスシュレッダー、焼却処分があります。
目に見えるコストだけではなく、安全性やリサイクルへの貢献度、事務効率、処理業者の物理的な近さなどを加味して選択しましょう。

次に、作業コストについて算出してみます。

 

シュレッダーをお客さまで導入する場合は、購入費やリース料といったイニシャルコストと保守メンテナンス費用が必ず発生します。また、裁断にかける人員の人件費、電気代、紙屑袋費、紙屑のゴミ処理費(焼却処分など)などの見えない費用も考慮しなければいけません。一回あたりの使用時間が数分もかからないため、これらのコストは無視されがちですが、積み重なると想像以上に費用がかかっているのです。

 

以下に、自社で小型シュレッダーを使う場合の1ヶ月あたりのコストを計算してみました(月に50kgの機密文書を処理する場合)。

機械本体償却費:5,700円 (シュレッダー 1台30万円、5年リース〈リース料率1.9%〉で計算)
裁断人件費:     2,500円 (シュレッダー処理能力:30kg/時、人件費:1,500円/時として計算)
電気代:                     419円 (シュレッダーの消費電力を500Wとして計算)
細断屑用袋代:        750円 (1枚60円で4kg収納できるとして計算)
細断屑処理費用:1,000円 (20円/kgとして計算、自治体により異なる)
----------------------------------
合計:                   10,369円

 

計算根拠のシナリオにより、上記金額は変わりますが、それでも毎月10,000円近くの費用がかかっていることになります。一方、機密文書の処理業者に委託する場合、たとえば当社の場合であれば、お客さまに持ち込んで頂いた場合は、50kgの文書ですと3,500円程度です。弊社での処理料金はこちらからご確認下さい。

コスト面から見ても、自社で処分する方が良いとは言いきれないのです。

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【10社限定】情報漏えいリスク診断サービス(無料)

リモートワーク、働き方改革を推進したい企業様へ

コロナウイルスの感染拡大もようやく一段落しそうな気配がありますが、ビジネスの回復はそう簡単にできるものではないでしょう。

多くの企業が、このコロナによって働き方や事業のあり方を抜本的に変えなくては生き残ることはできないと強く感じているのではないでしょうか?

御社のビジネスを変革するためにやるべきことはたくさんあると思います。そして、今後の急激な変化に対応していくためには、情報を適切に管理することは最重要課題の一つと言えます。

そこで当社では、主に文書に絞った情報漏えいの簡易的なリスク診断を無料で行うサービスを始めます。リスク面とコスト面をチェックし、社内でディスカッションしながら現状の問題点と今後の対策を考えます。

業務のデジタル化やリモートワークを進めるにも、まずは紙の文書をどのように使っているかを把握するところから始めることが肝要なのです。

 

文書の適正な管理に力をいれると、働き方改革推進に向けて次のような効果が見られます。

1. 文書管理の属人化を避け、社内の情報共有とスムーズな意思疎通が促進される。
2. 文書の作成、編集、保存、廃棄などを仕組み化することで、業務の無駄と漏えいリスクが減る。
3. 文書管理と業務プロセスを組み合わせ、迅速な意思決定や業務の効率化を進める。
4. 職場がクリーンになり、無駄なインプット情報が減ることで新しいアイデアが生まれやすくなる。

そして将来的には、機密文書を含めた重要文書を電子化することで、リモートワークへ快適に安心に移行することができます。

 

重要文書を電子化するメリットとしては、業務効率向上以外に主に以下の点が挙げられます。

1. ペーパーレス化が促進され、紙や印刷、文書保存などのコスト削減につながる
2. アクセスしたログを管理でき、情報管理が徹底される。情報漏えい防止にもつながる
3. 災害時でも文書の棄損・逸失を回避し、業務の継続が可能など、事業継続計画(BCP)の観点からも重要

 

リモート時代の「つくる責任、つかう責任」を考え、2030年を見通す経営をいっしょに目指していきませんか?

 

 

<情報漏えいリスク診断サービスの概要>

■ねらい:
社内文書の管理状況や管理意識をリスク、コスト、環境面からチェックすることで、リモートワークや業務のデジタル化推進に向けた問題点を把握する。

 

■診断サービスを活用するメリット:
・テレワーク、業務のデジタル化に向けた課題の糸口を発見できる。
・個人情報に対する社員の意識や企業ガバナンスが強化される。
・必要な文書を選別する過程で、自社の強みや気づかなかった資源を再発見できる。
・保管場所の有効活用、職場のクリーンネス向上、生産性向上につながる。
・目指すべき文書管理や処分方法を考えることでコスト削減も見込める。

 

■サービス内容:
①リスク診断:
・保管文書量
・法理解
・保管方法
・保管ルール
・保管期間
・保管場所
・社員教育

・処分完了までのリスク
 ・移動距離
 ・再委託
 ・処分完了までの時間

②コスト診断:
・保管コスト
・処理コスト

(※サービス内容は一部変更されることがあります。)

 

サービス開始は7月からを予定していますが、お申込は事前予約制となっております。

ご興味のある企業様は、お気軽にお問い合わせください。

TEL:     04-2952-3332 
E-mail: info@okutomi.co.jp
担当:     奥富 宏幸

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機密文書処理の予約は余裕を持ってお願いします

3月に入り、機密文書処理のお問い合わせや持込が増えてきております。

企業の決算や棚卸、新年度に向けての準備などで、書類の整理・処分をしていることと思います。
機密文書の処理をご希望のお客さまは、早めに予約されることをオススメいたします。

3月30日(月)、3月31日(火)はすでに予約でいっぱいですので、
今月中に処理をされたいお客さまは3月27日(金)までにお願い致します。

 

最近は、企業のお客さまはもちろん、個人のお客さまでも、退職や引っ越しなどを機に
機密文書・個人情報文書をお持ち込みされる方もいらっしゃいます。

お客さまの声として、よく頂くのは例えばこんなものです。

「会社関係ではなく、個人関係の文書処理もやって頂けるのですね。」

「今まではシュレッダー処理しているけど、こういうサービスがあるのは知らなかった。」

「段ボール1箱からでも処理できるのはありがたいです。」

「少量でも引き取りに来て頂けるのですね。」

「思ったよりも料金が安くて安心しました。」

「焼却処分でなくリサイクル処分できるのは環境面からも良いこと。」

 

【初めてご利用される方への注意事項】

古紙・機密文書のリサイクルの際に、混入してはいけない物を禁忌品(きんきひん)と言います。

細断処理の場合は、ホチキス針はOKですが、クリアファイル、留め具がついたバインダー等は取り外して下さい。
また、写真やカーボン紙など水に溶けにくいなどの理由によりリサイクル原料に適していません。
詳しくは、こちらをご覧ください。

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