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【コラム】機密文書処理は「時間」が最大のリスク

外部委託することのリスク

機密文書の紛失や個人情報漏えいのリスク管理で、特に重要なことが文書を処分するまでの「時間」です
移動する時間、保管する時間、処分する時間です。したがって、当社は直接製紙工場へ持っていく溶解処理ではなく、自社で破砕処理した後に製紙工場へ搬入しての溶解処理を推奨しています。

 

直接溶解処理の場合は、処理の工程を製紙メーカーの工場に頼らざるを得ない仕組みになっています。サービス提供事業者がどんなに安全な処理を約束しても、常に情報抹消を最優先とした処理が実行できるわけではありません。

 

また、製紙メーカーの工場は機密文書の情報抹消をするための施設ではなく、再生紙の製造販売で利益を上げるための施設です。商品の売れ行きが好調で生産ラインが順調に稼動している時は溶解処理のシステムは有効に機能しますが、生産調整時期に入り材庫が増えると、製紙メーカーの都合によるところが多くなります。

 

そうすると機密情報を抹消しない状態で製紙メーカーへ外部委託することは、様々なリスクを顕在化させるのです。

 

「時間」が最大のリスク

 

現在は、OA機器メーカー、宅配会社、物流会社、倉庫業など、多くの企業が機密文書処理のサービスを行っています。低価格を売りにしている会社も見受けられます。

 

しかし、そのほとんどは自社のトラックや倉庫を有効活用するためだったり、シュレッダー機やOA機器を売るための手段としての副次的なサービスの色合いが強いと言わざるを得ません。本業の片手間で行っていますので、サービス全体の品質を担保するのは難しいと言えます。紙を再資源化することを本業としている弊社とは専門性やリスク管理の考え方が全く違います。

 

物流会社や宅配会社の場合は、一時保管をして他社の機密文書と積み合わせて製紙工場へ持っていくことがほとんどです。少量の機密文書を製紙工場へ持っていっては利益がとれずにビジネスにならないからです。また、少量の文書しか対応できない(例:30㎏を超える荷物は集荷不可)、個人からの受付はできないといった条件をつけている会社もあります。このようにサービス提供事業者の都合で、機密文書を処理している現状があります。

 

当社は機密文書の処理施設を自社で所有しており、回収から処理までを短時間で一貫作業することで情報漏洩を防ぎます。ですから、法人だけでなく在宅ワーカーなど個人の受付も、段ボール1箱から数百箱までの文書も、処理の立ち会いもすべて対応可能なのです

 

■機密文書処理サービスはこちらから

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【豆知識】機密文書の処理方法を決めるには?

御社では、不要になった機密文書をどのように処分していますか?

 

自社のシュレッダーにかけているでしょうか?自社でやったほうが安心だから、という理由が多いようです。しかし、トータルコストや社内情報漏えいリスクなどを考えると自社で処理することが必ず良いとは言えません。最近はコンプライアンスや業務効率の観点から、外部の専門業者へ委託している企業も増えてきています。

 

機密文書の処理方法には、持込裁断、引取裁断、溶解処分、オフィスシュレッダー、焼却処分があります。
目に見えるコストだけではなく、安全性やリサイクルへの貢献度、事務効率、処理業者の物理的な近さなどを加味して選択しましょう。

次に、作業コストについて算出してみます。

 

シュレッダーをお客さまで導入する場合は、購入費やリース料といったイニシャルコストと保守メンテナンス費用が必ず発生します。また、裁断にかける人員の人件費、電気代、紙屑袋費、紙屑のゴミ処理費(焼却処分など)などの見えない費用も考慮しなければいけません。一回あたりの使用時間が数分もかからないため、これらのコストは無視されがちですが、積み重なると想像以上に費用がかかっているのです。

 

以下に、自社で小型シュレッダーを使う場合の1ヶ月あたりのコストを計算してみました(月に50kgの機密文書を処理する場合)。

機械本体償却費:5,700円 (シュレッダー 1台30万円、5年リース〈リース料率1.9%〉で計算)
裁断人件費:     2,500円 (シュレッダー処理能力:30kg/時、人件費:1,500円/時として計算)
電気代:                     419円 (シュレッダーの消費電力を500Wとして計算)
細断屑用袋代:        750円 (1枚60円で4kg収納できるとして計算)
細断屑処理費用:1,000円 (20円/kgとして計算、自治体により異なる)
----------------------------------
合計:                   10,369円

 

計算根拠のシナリオにより、上記金額は変わりますが、それでも毎月10,000円近くの費用がかかっていることになります。一方、機密文書の処理業者に委託する場合、たとえば当社の場合であれば、お客さまに持ち込んで頂いた場合は、50kgの文書ですと3,500円程度です。弊社での処理料金はこちらからご確認下さい。

コスト面から見ても、自社で処分する方が良いとは言いきれないのです。

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【コラム】環境に配慮した商品開発とは?

一時期の勢いは衰えたタピオカドリンク。去年までのブームはすさまじかったですね。

一方で、タピオカ容器のごみ問題も話題になりました。

渋谷など繁華街の道端にはタピオカ容器がポイ捨てされ、プラスチックごみ問題を考える契機となる方もいらっしゃったのではないでしょうか?

 

スターバックスは、2022年までに、リサイクルとコンポスト可能なカップを開発するチャレンジを始めています。

現在の紙カップでは、表面にコーティングがあるおかげでリサイクルもできないし、生分解性もありませんので、リサイクルできる製紙会社も限られています。古紙市場の未来を考えると、紙カップのような難古紙の需要は減少の一途を辿るでしょう。

 

プラスチックではないですが、アマゾンも商品のメーカー側と一緒になってフラストレーション・フリー・パッケージというパッケージを開発しています。

 

ゴミを減らすデザイン、ダメージから守れる、簡単に空けられる、リサイクル素材を使用したパッケージをサプライチェーンで共有することで、環境に配慮しながら各企業が負担するコストも抑えられるというコンセプトです。常に時代の先を行くアマゾンらしい発想ですね。

 

 

 

話は変わりますが、情報の双方向性とリアルタイム性が特徴のSNSが発達する背景もあり、企業とエンドユーザーの垣根が低くなっています。

商品開発にエンドユーザーの意見を取り入れている会社も増えているのは自然な流れと言えます。その開発過程をYouTuberはブログのインフルエンサーに拡散してもらうことで、小さなブームを比較的容易に作り出すことが可能だからです。

ただし、企業はエンドユーザーの意見だけに囚われるだけではいけません。

エンドユーザーが言わんとしていることは、具体的な要望の場合が多いですが、その要望に応えるだけでは改善レベルの新商品ができるだけですので。

企業がやるべきことは、エンドユーザーの意見を含みつつ、さらに先の価値を提案をしていくこと。それは、単なる商品を売るということではなく、その裏にあるストーリーを売るということなのです。

 

 

先日、弊社のお客さまが弊社へ工場見学に来ました。メーカーの開発部門で製品開発をしているそうですが、リサイクルの現場を見たのは初めてだそうです。

その方が、工場見学を終えて目をキラキラさせてこんなことを言いました。

「今まで製品を作る際に、お客さまのニーズがどうだとか、広告・プロモーションはどうだとかそんな話ばかりしていました。しかし、廃棄された紙の量や分別や処理の工程を見て、私が見ていた世界は本当に一部なのだということを知りました。環境に配慮するとはどういうことか、勘違いしていました。」

そんなことをおっしゃっていました。

 

現代思想の一つに、「まず全体があって、個に振り分けられる」というのがあります。

 

企業の主活動としては、

購買→開発→製造→販売→サービス

 

を多くの人がイメージするかもしれません。ただ、これも「全体の中の一部」なのです。

 

購買→開発→製造→販売→サービス→【リサイクル】

と企業と消費者の廃棄物をどうリサイクルするかを考えた上で、生産サイクルをつくるという発想が必要になるのです。その意味では、弊社へ工場見学に来たお客さまは、「全体の中の一部」の世界を見てビジネスをしていたのかもしれません。

 

今後はより大きな視点で製品開発をされると思うので、環境に配慮することの意味を理解した上で、新たな常識をつくるような商品が世に出ることを心待ちにしたいと思います。

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【コラム】紙は細部に宿る

新型コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業が営業時間の短縮や臨時休業、在宅勤務などを余儀なくされています。一日も早く事態が収束し、通常営業に戻る日が来ることを願いますが、仕事量が減る中で社員ができることはないかと考えてることと思います。

 

そんな中おすすめなのが、社内にある機密文書や個人情報が入っている重要書類を整理・処分することです。

 

弊社は業界に先駆けて2003年から機密文書処理サービスを始めました。
今でこそ宅配会社や物流会社、オフィス機器メーカーが機密文書処理を新事業として手がけることが増えていますが、紙や文書廃棄の専門知識を持ち、収集運搬から処分まで自社で完結するシステムとノウハウを持っている弊社とは一線を画しています。

 

2003年と言えば、個人情報保護法が施行され、個人情報というものが世の中で少しずつ認知され始め、その後インターネットとグローバル化の進展により企業も個人情報が入った文書(情報資産)の管理が厳しく求められるようになってきました。

 

最近では、個人のお客様からの依頼も非常に増えています。

定年退職後に不要になった書類、社会保険や年金関係書類、通帳や領収書、日記帳や手帳など人生で大切な書類を処分したいという思いがあってのことでしょう。

 

文書管理の実情を言えば、大企業であっても、文書に蜘蛛の巣やカビが生えた状態で長期間保管していたり、誰にでもアクセスできる場所に重要な書類が無造作に置かれているといったイタイ事例が多々あります。担当者が異動になることで文書管理がずさんだったり、そもそもきちんと管理する担当者が不在の会社もあります。

 

企業の規模を問わず、文書管理・文書廃棄をしっかりやっている会社というのは、社員の皆さんもエネルギッシュでキビキビと動き、業績も良い傾向があるように思えます。

 

「なぜ?」

と思われるでしょうか?

 

「たかが文書を捨てるだけで会社が変われば苦労はしないよ。」

そんな風に思われるでしょうか?

 

2014年7月に通信教育最大手のベネッセで通信講座「進研ゼミ」を利用した子供や保護者の情報が約2,300万件流出した事件を覚えていますか?業務委託先の従業員が約3,500万件の顧客情報を持ち出し、名簿業者に売却してしまった事件です。

 

ベネッセは対象者におわびとして500円分の金券を送りました。顧客らが複数の集団訴訟を起こし、1万人以上が原告となっています。東京高裁は2020年3月25日、計622人に対し、1人当たり3,300円を支払うようベネッセ側に命じましたた。総額は約200万円になります。

裁判長は「情報が流出したことで私生活上の不安や失望感を生じさせた」と指摘し、請求を棄却した一審を取り消すなどしました。原告側は金額を不服として上告を検討中です。ベネッセが負担する金額としては大したものではありませんが、2014年に起こした事故が未だに解決しておらず、社会への信用を失墜してしまいました。

 

 

インターネット社会になり、情報が企業にとって重要な資源となりました。

その情報が紙の媒体に記録されたものが文書です。

 

一般企業であれば、顧客管理データ、人事労務関連資料、営業計画や財務諸表、IR文書などが機密文書にあたります。

物流・運送会社なら、運転日報や車両台帳など、
医療・介護関係者なら、カルテ、入院記録、介護記録など、
学校関係者なら、パンフレット、入試要項、試験問題、解答用紙、シラバス、論文草稿など。

さらに、個人であれば日記や領収書の他に、転職時や退職時に処分したい文書類があると思います。

 

文書というものは、企業であれば利害関係者にとっての「共通言語」です。
別の表現をすれば、企業の文化や思想、戦略を事業活動へ具体化、細分化していった結晶物とも言えます。

 

これら文書が社内に溜まり続けるとどうなるでしょうか?

 

文書が適切に保管・処分出来ていない会社は、「情報肥満体質」な会社と言えます。使用していない情報が雪だるま式に増え続けることで、ビジネスを整理する力や戦略を立てる力、もっと言えば思考する力が知らず知らずの内に衰えているのです。

 

経営者の仕事は選択と決断とも言われますが、そもそも必要な情報の量と質が足りていないことが多いのです。過去の情報を探すのに時間をかけたりすることもあるかもしれませんが、1ヶ月間使用していない情報であれば、その価値はほとんどないと言っていいでしょう。

 

予期せぬ事が頻繁に起きる今日では、過去の情報をもとにした経営ではスピード感も落ち、どうしてもフォロワー的な対応を強いられます。もちろん過去の情報でも役に立つものもありますが、それはそのまま文書として保管するというより、その情報の概念、要点、方針などに昇華させてまとめておけば良いのです。

 

差別化をしなければ生き残れないと分かりつつも、多くの企業が目の前の課題に対応することで一杯一杯かもしれません。
新しい事業アイデアを考えようにも、なかなか考える時間がない(本当は、考える方法を知らない)。理想は、会社の戦略や事業コンセプトを考えたいと思いますが、抽象的なことをいきなり考えるのは慣れていないとなかなかできません。

 

ですから、まずは、すぐに出来て事業活動の具体的な成果物である機密文書をマネジメントすることから始めてみませんか、ということです。

「捨てる」をマネジメントすることから、新しい知(血)が企業に入り込むのです。

 

「紙(神)は細部に宿る」です。

 

今、関心が高まっているSDGsを経営戦略に組み込みたいと思われている中小企業の経営者の皆さんにも個別に相談に応じます。新型コロナウイルスが収束する頃には、企業も新しい形の経営が求められます。

環境経営、社会課題、廃棄物管理、リサイクルといったキーワードでのディスカッションパートナーとしても、ぜひ弊社をご活用下さい。まずはお気軽にお問い合わせ下さい。

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【コラム】4種類の「しげん」

「しげん」という言葉を聞くと何を思い浮かべますか?

ほとんどの人は、「資源」のことを考えると思います。でも、しげんには、4つのステージがあると考えています。

 

 

一つ目は、文字通り、「資源」。地球上にある自然や生物、水、石油などの有限の天然資源です。これらは地球上にある公共物なので、人間だけのものではありません。

 

しかし、人間には、無限の独占欲、所有欲があり、私物化していきます。限度が過ぎれば、森林伐採や二酸化炭素の排出、地盤沈下などを引き起こしていきます。それが「私源」です。

 

さらに、人間の欲求が肥大化すれば、ごみが増えます。海洋プラスチックごみ、埋め立て地に収まらないごみ、原発事故で汚染された土。これらは自然に分解されずに負の遺産として、長期間地球を痛めます。生物を死に向かわせる「死源」です。「死源」をなくすのは簡単なことではありません。

 

ただ、人間には困難を乗り切る智慧や協力し合える心があります。それらをうまく使えれば「私源」や「死源」を減らし、「資源」を維持することも可能なのです。社会問題を解決していくための思考の源である「思源」を増やすことが、大人子供限らず、誰にでも求められるものになります。

 

今回のコロナウイルス禍だけでなく、多くの社会・経済・環境問題は、巨視的に見ると共通しています。

米中の貿易摩擦。
イギリスのEU離脱。
海洋プラスチック問題。
・・・

 

それは、過剰消費と資本の独占に目がくらんでしまったグローバリゼーションの顛末。何千年も前から、人は領土や国を奪い合い、植民地化を繰り返してきました。自分(自国)にない資源や資本を他人(他国)から搾取することは、人間の性とも言えます。

 

人類の文明の発展が農漁業、商業、工業、情報通信業の恩恵を受ける中で、ビジネスの規模の拡大がよりスピーディーにできるようになりました。時間をかけて育ててきた資源(自然、建物、人材)の価値も、グローバリゼーション化の競争の元、近視眼的な利益の前では薄れてきてしまいました。

 

お金を稼ぐ手段も、物々交換、安い労働者の使用、大量生産、プラットフォーム化、マネーゲームとリアルなものからバーチャルなものへ移行してきました。目に見える実物から、目に見えない記号を使う世界への進行が進んできたとも言えます。

 

今回の新型コロナウイルスの感染拡大などの大惨事が起きると、人は一時、目覚めます。「今までのビジネス、ライフスタイルは、どこか行き過ぎていたのではないのか?」と。

 

災害は戦争と違って、全員が被害者です。そこにはお金は絡んでいません。そして、自国だけで問題を解決するのは難しくなります。同じ世界規模の問題でも、各国でCO2排出量の削減目標を掲げる、とかいうのとは次元が異なります。

 

問題解決の緊急度と経済不況の影響度が今までのどの災害よりも長期化する可能性があります。そういう意味では、今回のコロナウイルス禍は、もしかしたら地球からの最後通告なのかもしれません。

 

自国ファーストでこのまま動くのか、世界各国が協調して、資源を共有し、適正に再配分する枠組みをつくっていくのか。国民も自分の損得だけを考えて、資源の独占に走るのか、智慧を絞って資源の最適利用を考えていくのか。その選択が、問われているのだと思います。

 

仮に自国ファーストの方向で進んだとしても、国が国民を一様に監視するシステムでは限界があり、いずれ国民がストや暴動を起こし、結局国の崩壊につながるのではないでしょうか?

 

皆さんは、どんな風に考えますか?

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