機密文書の廃棄は計画的に行いましょう | 古紙・金属・廃プラのリサイクル 奥富興産

11月に入り、機密文書処理のお問い合わせや持込が増えてきております。企業の決算や棚卸、新年度に向けての大掃除などで、書類の整理・処分をしているお客さまが増えているのだと思います。

こんなことでお悩みではありませんか？

・どの文書が最新のものか分からない。
・関連する文書や電子データがすぐに見つからない。
・文書や電子データをいつまで保管しておけばいいか分からない。
・文書の増加により、オフィスの空間を圧迫している。
・運用ルールが浸透していないため、必要な文書がすぐ手に入らない。
・重要文書を誤って廃棄してしまった。
・コンプライアンスやBCPへの対応ができていない。

文書管理のポイントは、こまめに見直しをしていくことです。機密文書の処理を計画されているお客様は、以下のような流れを検討されてはいかがでしょうか？

1. 現状把握
保有する文書の見える化をします。文書量、保管場所、文書の内容を把握します。

2. 分類
廃棄する文書と保管する文書、会社文書と個人文書の仕分けをします。

3. ルール決め
管理者・権限・期限・廃棄手順などをルール化し、社内で共有します。

4. 緊急時のバックアップ
災害・漏洩・紛失に備えたバックアップの準備をします。

5. 廃棄
文書の廃棄スケジュールを決め、専門会社へ依頼します。定期的な改善と見直しも必要です。

大量の文書の処理をご希望のお客さまは、早めに予約されることをオススメいたします。最近は、企業のお客さまはもちろん、個人のお客さまでも、退職や引っ越し、在宅勤務などを機に機密文書・個人情報文書をお持ち込みされる方もいらっしゃいます。

お客さまの声として、よく頂くのは例えばこんなものです。

「会社関係ではなく、個人関係の文書処理もやって頂けるのですね。」

「今まではシュレッダー処理しているけど、こういうサービスがあるのは知らなかった。」

「段ボール1箱からでも処理できるのはありがたいです。」

「少量でも引き取りに来て頂けるのですね。」

「思ったよりも料金が安くて安心しました。」

「焼却処分でなくリサイクル処分できるのは環境面からも良いこと。」

【初めてご利用される方への注意事項】

古紙・機密文書のリサイクルの際に、混入してはいけない物を禁忌品（きんきひん）と言います。
細断処理の場合は、ホチキス針はOKですが、クリアファイル、留め具がついたバインダー等は取り外して下さい。
また、写真やカーボン紙など水に溶けにくいなどの理由によりリサイクル原料に適していません。
詳しくは、こちらをご覧ください。

弊社では、資源循環型社会の構築に向けた事業を行う中で、SDGsを達成すべく、様々な活動に注力しています。今日はそのうちの一つをご紹介します。

智光山古紙リサイクルパーク「こしパ！」は、一般家庭向けの古紙専用持込施設で2017年7月にオープンしました。

リサイクルが生活の一部となり、より身近なものになるために。

親子やご家族で、気軽に足を運んでいただけるような身近なスポットにしたい。

若い世代や子どもたちに、少しでも環境や自然に興味を持ってもらうきっかけとなり、テーマパークのように、子どもたちにワクワクを与えられるような場所になってほしい。

そんな思いを込めて、こしパ！は生まれました。

智光山古紙リサイクルパーク「こしパ！」

そして、こしパ！と弊社工場へお客様が古紙を持ち込むたびに10円を公益財団法人 日本ユニセフ協会へ寄付する取組みを始めました。この取組みは2015年7月から行っており、延べ30,000人以上の方に協力して頂きました。

古紙をリサイクルすることが、恵まれない世界の子どもたちのために役立つというのは一見不思議に思うかもしれません。しかし、大きな視点で見ると、私たちの日常生活と世界で起こっている社会・経済・環境問題はつながっています。

例えば・・・

ごみもリサイクルも元々は、人間が生み出したもの。「ごみは社会課題の鏡、リサイクルはヒトの生き方を問う物差し」と言えるのはないでしょうか？

大量生産、大量消費、大量廃棄のサイクルが地球環境を身勝手に汚してしまいました。貧困や格差は、いろいろな要因がありますが、一部の資産家や富裕層に富と権力が集中してしまっているために、資源の再配分がうまく機能していないことが問題です。貧しい方にお金やモノを届けたいと思ったときに、国や企業による直接的な支援に頼るのではなく、個人による間接的な支援方法でも良いと思います。

今は、クラウドファンディングをはじめ、ネットを活用したいろいろな方法がありますので、自分が興味があったり始めやすいものから始めたらいかがでしょうか？弊社の取組みもその一つと言えます。

「自分が使ったものをリサイクルするというライフスタイルを選ぶ。」

それだけでも、心も生活も豊かになると思います。

コロナ禍で今まで私たちが当たり前のように出来たことが制限される中で、「捨てる」ことを主体的に能動的に考え、社会課題の解決の一助となるような活動をこれからも続けていきたいと思います。ひいては、それらがSDGsの達成につながっていくと考えています。

【業種】　住宅展示場　

【品目】　カタログ、チラシ、パンフレット

【お客さまからの声】
「商品カタログや販促用パンフレットやチラシを制作しても、古くなったものや配布できないものは処分しなければいけませんでした。カタログやチラシは重いので、捨てるにも困っていました。 市の回収に出すのも手間や費用の問題、個人情報の関係で捨てることができませんでしたが、奥富興産さんは迅速・丁寧にアドバイスをして頂き、処分することができました。カタログ類といっしょに顧客情報が載った文書などの機密文書の処分もいっしょにお願いできました。」

【当社コメント】
「カタログ、パンフレット、チラシの処分に関するお問い合わせはよくいただいております。リフォーム・内装会社、通販会社、学校、病院、ポスティング会社など業種は多種多様です。当社では、焼却処分ではなく、回収した古紙はリサイクルし再生紙として蘇りますので、地球環境にもやさしいです。持込される場合は無料で受け付けていますし、引取に伺うことも可能ですので、お気軽にご相談下さい。」

カタログ・チラシの処分でお困りの方はこちら！

【活用事例】余った教材などの処分

【業種】　学校、塾　

【品目】　教材、参考書、パンフレット、段ボール、個人情報文書

【お客さまからの声】
「新型コロナウイルスの感染拡大にり、講義の内容やスケジュールを大幅に変更する必要がありました。
個人情報が入った機密文書の処分もお願いしました。外部に漏れてはいけない大量の書類を安全に確実に処分してくれるので非常に助かります。また、書類は焼却処分ではなく再生紙としてリサイクルされているので、環境保護にも寄与していると考えています。

学校職員も毎年出す書類の量を減らす取り組みをはじめており、校内でのリサイクルに関する意識も高まっています。」
（大学関係者）

「新型コロナウイルスの影響で現在は塾をお休みし、オンライン授業への準備や新学期のカリキュラム変更のために、教材や資料を大量に処分しなければいけませんでした。

段ボール40箱分くらいの量になり、ゴールデンウィーク前に処分したいという急なお願いをしましたが、迅速に対応して頂きました。作業もてきぱきとしていて、あっという間に運んで頂き、とても助かりました。」
（塾経営者）

【当社コメント】
「学校や塾で作成する入試要項、募集要項、パンフレット類は、個人情報も一部入っており、事業者として適切な処分が求められます。社内漏えいや不適切な処分をすれば、学校の経営存続にも影響を与えかねません。
カタログやチラシ類は重く、事業系一般廃棄物として処分すると費用がかかる場合があります。当社では無料で持込受付しており、再生紙として処分していますので、ぜひご利用ください。」

【業種】　食品メーカー

【品目】　古くなった機械類、金属スクラップ

【お客さまからの声】
今までは、不要になった金属スクラップを産業廃棄物として処分してもらっていました。

奥富さんから金属類は有価物になることをアドバイス頂き、買い取りして頂いたことで、従来と比べて年間500,000円ほどのコスト削減につながりました。

また、社内でも廃棄物の分別・削減に対する意識が向上し、生産性向上にも一役買っています。

【当社コメント】
弊社は、多くの品目の中間処分許可品目を保有しており、廃棄物処理ををワンストップで対応できます。

金属類や紙類を混合の産業廃棄物として処分しようとすると、㎥あたり数千円～数万円の処分料金がかかります。

昨今は、中国の廃プラ輸入規制などもあり、産業廃棄物の処分料金が高騰しています。
多少の手間をかけてでも廃棄物の分別することで、コスト削減や職場環境の改善、社員の意識改革につながります。